Envoyer un save-the-date : annoncer la date avant l’invitation

Un save-the-date annonce la date avant l’invitation : les prénoms, le jour et la ville. Vos proches la bloquent et l’ajoutent à leur agenda ; plus tard, le même lien devient l’invitation complète. Il se prépare et s’envoie presque comme une invitation, avec quelques différences.

1Les étapes

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   Étape 1

   Commencez par un save-the-date

   Dans la création, choisissez « Un save-the-date d’abord ». Le bouton de création de la page Save the date du site ouvre directement la création dans ce mode.

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   Étape 2

   Indiquez l’essentiel

   Le jour est obligatoire : c’est ce que le save-the-date annonce. Ajoutez la ville (« La ville »), pas la salle : elle viendra avec l’invitation complète. Si vous ne connaissez pas l’heure, cochez « Je ne connais pas encore l’heure » : seul le jour s’affiche, avec la date hébraïque de la journée. Il n’y a pas de programme à saisir.

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   Étape 3

   Publiez-le

   Dans « Préparer », l’étape « Save-the-date » propose « Publier le save-the-date » : chaque foyer reçoit un lien vers votre save-the-date, qui doit être en ligne avant l’envoi. « Rendre le save-the-date privé » le retire.

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   Étape 4

   Ajoutez vos foyers

   Comme pour une invitation, à l’étape « Inviter » : un par un, en collant une liste ou depuis vos contacts. Un foyer sans numéro WhatsApp n’aura pas de bouton d’envoi.

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   Étape 5

   Envoyez-le sur WhatsApp

   À l’étape « Envoyer », « Envoyer le save-the-date » prépare un message court avec le lien personnel de chaque foyer. Comme pour une invitation, vous touchez « Ouvrir WhatsApp », vous appuyez sur Envoyer dans WhatsApp, puis vous confirmez avec « Oui, c’est envoyé ». Tov n’envoie rien à votre place.

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   Étape 6

   Ou posez un lien dans le groupe de la famille

   Sous « Lien pour un groupe WhatsApp », activez « Ouvrir le lien aux groupes », touchez « Copier le lien » et collez le lien dans le groupe WhatsApp. Chacun répond « Qui êtes-vous ? » : il donne son nom et son numéro WhatsApp, puis dit s’il bloque la date. Il rejoint votre liste avec la mention « Venu par le lien du groupe ». Seul le propriétaire de la fête peut ouvrir ou fermer ce lien.

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   Étape 7

   Suivez les réponses

   Dans « Suivre », quatre compteurs : « bloquent la date », « ne pourront pas », « à reconfirmer » et « sans réponse ». Vos proches ne disent pas encore combien ils seront : la réponse définitive, avec le nombre de personnes, vient avec l’invitation complète.

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   Étape 8

   Passez à l’invitation complète

   Quand vous avez la salle, l’heure et le programme, utilisez « Passer à l’invitation complète » (carte « Étape suivante » de votre espace) : Tov rappelle d’abord ce qu’il reste à compléter. Le même lien affiche alors l’invitation complète, sans rien ressaisir. À l’étape « Envoyer », Tov propose d’abord les foyers déjà prévenus, puis les autres.

2Ce que voient vos proches

• Deux réponses : « Je bloque la date » ou « Je ne pourrai pas ». Jamais un nombre de personnes.
• « Ajouter à mon agenda » : l’agenda s’abonne au lien de la fête, et l’heure, l’adresse et le programme arrivent quand vous publiez l’invitation complète. Cela marche sur iPhone, Mac, Outlook et Google Agenda sur ordinateur. Sur Android, c’est un ajout simple, sans mise à jour automatique (« Ajouter à Google Agenda (sans mise à jour automatique) »). Les changements arrivent au rythme de l’application d’agenda.
• S’ils viennent de loin : « Vous venez de loin ? » suivi d’une phrase qui tient compte de Chabbat et des fêtes au lieu de la fête, pour savoir quand arriver.

3Si la date change

Modifiez la date dans « Préparer » : « Envoyer » vous propose alors de prévenir les foyers qui avaient déjà reçu le save-the-date (« La date a changé »). Ils bloquent la nouvelle date d’un geste ; ceux qui avaient bloqué l’ancienne passent à « à reconfirmer ». Dans les agendas déjà abonnés, la date se met à jour.