קמפייני שליחה

קמפיין (או «שליחה») הוא אצוות הודעות וואטסאפ שאתם מכינים לקבוצת מוזמנים. זוהי הדרך העיקרית לשלוח את ההזמנות שלכם בצורה מסודרת ב-Tov.events.

באופן מעשי, קמפיין כולל:

• הודעה מותאמת אישית — טקסט ההזמנה שכל נמען יקבל דרך וואטסאפ, עם הקישור להזמנה שלכם שנוסף אוטומטית.
• רשימת נמענים — מוזמנים שנבחרו באופן ידני או לפי קטגוריה (משפחה, חברים, עמיתים).
• מעקב שליחה — לכל מוזמן, אתם יודעים אם ההודעה נשלחה או עדיין ממתינה.

לדוגמה, תוכלו ליצור קמפיין ראשון לשליחת ההזמנה הראשונית, ואז קמפיין שני לתזכורת למי שעדיין לא הגיב. אתם שומרים על שליטה מלאה: ההודעות נשלחות אחת אחת מהטלפון שלכם.

כדי ליצור קמפיין, היכנסו ללשונית שליחות של האירוע ולחצו על כפתור קמפיין חדש. אשף בן 3 שלבים מנחה אתכם צעד אחר צעד:

• שלב 1: בחירת נמענים — בחרו מוזמנים בנפרד על ידי סימון שמותיהם, או בחרו קטגוריה שלמה (משפחה, חברים, עמיתים). מוזמנים שכבר נמענים בקמפיין אחר מסומנים כדי למנוע כפילויות.
• שלב 2: כתיבת ההודעה — כתבו את טקסט ההזמנה. שם כל מוזמן והקישור להזמנה יוכנסו אוטומטית. תוכלו גם להשתמש בעוזר ה-AI לכתיבה או תרגום ההודעה.
• שלב 3: בדיקה ויצירה — עברו על הסיכום (מספר נמענים, תצוגה מקדימה של ההודעה) ולחצו על צור קמפיין לאישור.

לאחר יצירת הקמפיין, נכנסים ללוח השליחה עם רשימת כל הנמענים וכפתורי הוואטסאפ מוכנים לשימוש.

לאחר יצירת הקמפיין, נכנסים ללוח השליחה שמציג את כל הנמענים. כך שולחים את ההזמנות:

• לחצו על כפתור הוואטסאפ ליד שם המוזמן. וואטסאפ נפתח עם ההודעה המוכנה ומספר הטלפון הנכון.
• בדקו את ההודעה אם צריך, ואז לחצו על «שלח» בוואטסאפ.
• בחזרה ל-Tov.events, המוזמן מסומן אוטומטית כ«נשלח». אפשר גם לסמן ידנית אם צריך.

סרגל ההתקדמות בראש העמוד מראה כמה הודעות נשלחו וכמה נותרו. תוכלו לשלוח את כל ההודעות בבת אחת או לחזור מאוחר יותר — ההתקדמות שלכם נשמרת.

לא חייבים ליצור קמפיין מלא כדי לשלוח הודעה למספר מוזמנים. שליחה מהירה היא קיצור דרך נוח שזמין ישירות מרשימת המוזמנים.

כך משתמשים בזה:

• מדף המוזמנים, סמנו מוזמן אחד או יותר ברשימה.
• לחצו על כפתור שליחה שמופיע בסרגל הפעולות.
• חלון נפתח לכתיבת ההודעה. הקישור להזמנה נוסף אוטומטית.
• אשרו וקישורי הוואטסאפ מוכנים — רק נותר לשלוח מוואטסאפ.

שליחה מהירה יוצרת אוטומטית מיני-קמפיין ברקע כדי לשמור תיעוד של השליחות. זו הדרך האידיאלית להוסיף כמה אנשים במהירות בלי להגדיר קמפיין מלא.

אם המוזמנים שלכם דוברים מספר שפות, תוכלו לתרגם את ההודעה אוטומטית באמצעות הבינה המלאכותית המובנית ב-Tov.events.

כדי לתרגם את ההודעה:

• בעורך הקמפיין (יצירה או עריכה), לחצו על כפתור התרגום (אייקון גלובוס או דגל).
• בחרו את שפת היעד: צרפתית, אנגלית, עברית או ספרדית.
• ההודעה המתורגמת מחליפה את הטקסט הנוכחי. בדקו אותה היטב לפני האישור, במיוחד שמות פרטיים ונוסחאות פנייה.

התרגום שומר על הטון של ההודעה המקורית (אלגנטי, חגיגי, קז'ואלי). לאירוע רב-לשוני, צרו קמפיין לכל שפה — למשל אחד בצרפתית למשפחה ואחד בעברית לחברים בישראל.

למוזמנים שעדיין לא הגיבו, תוכלו ליצור קמפיין תזכורת בלחיצה אחת. זהו כלי יעיל לשיפור אחוז התגובה בלי לפנות לכל אדם בנפרד.

כך יוצרים תזכורת:

• מדף הבית או מלשונית שליחות, לחצו על כפתור יצירת תזכורת.
• המערכת בוחרת אוטומטית רק את המוזמנים שלא הגיבו כנמענים.
• הודעת תזכורת מתאימה נכתבת מראש עבורכם. תוכלו לערוך אותה כרצונכם.
• אשרו ושלחו כמו קמפיין רגיל — כפתור וואטסאפ אחד לכל נמען.

כדי להפעיל את קיצור הדרך לתזכורת, היכנסו להגדרות > ארגון > תכונות והפעילו את אפשרות התזכורות. מומלץ לשלוח תזכורת כשבוע לפני האירוע.

Tov.events מציעה שלושה סוגי קמפיינים לכל צורכי התקשורת עם המוזמנים:

• הזמנה ראשונית — השליחה הראשונה להזמנת המוזמנים לאירוע. זהו הסוג הנפוץ ביותר, לפנייה ראשונה.
• תזכורת — תזכורת ידידותית למוזמנים שעדיין לא הגיבו. הטון בדרך כלל קצר וישיר יותר.
• עדכון — ליידע את המוזמנים על שינוי חשוב (שעה חדשה, שינוי מיקום, תוכנית מעודכנת וכו').

הסוג נבחר אוטומטית לפי ההקשר (קמפיין ראשון = הזמנה, נוצר דרך «יצירת תזכורת» = תזכורת), אך תמיד תוכלו לשנות אותו ידנית בעת היצירה. הסוג עוזר לארגן את הקמפיינים ולהבין את היסטוריית השליחות.