Campagnes d'envoi

Une campagne (ou « envoi ») est un lot de messages WhatsApp que vous préparez pour un groupe d'invités. C'est la méthode principale pour envoyer vos invitations de manière organisée sur Tov.events.

Concrètement, une campagne regroupe :

• Un message personnalisé — le texte d'invitation que chaque destinataire recevra via WhatsApp, avec le lien de votre invitation inclus automatiquement.
• Une liste de destinataires — les invités sélectionnés individuellement ou par catégorie (famille, amis, collègues).
• Un suivi d'envoi — pour chaque invité, vous savez si le message a été envoyé ou s'il est encore en attente.

Par exemple, vous pouvez créer une première campagne pour envoyer l'invitation initiale, puis une deuxième campagne pour relancer ceux qui n'ont pas encore répondu. Vous gardez le contrôle total : les messages sont envoyés un par un depuis votre téléphone.

Pour créer une campagne, allez dans l'onglet Envois de votre événement et cliquez sur le bouton Nouvelle campagne. Un assistant en 3 étapes vous guide pas à pas :

• Étape 1 : Choisir les destinataires — sélectionnez des invités individuellement en cochant leurs noms, ou sélectionnez une catégorie entière (famille, amis, collègues). Les invités déjà destinataires d'une autre campagne sont signalés pour éviter les doublons.
• Étape 2 : Rédiger le message — écrivez votre texte d'invitation. Le nom de chaque invité et le lien vers votre invitation seront insérés automatiquement. Vous pouvez aussi utiliser l'assistant IA pour rédiger ou traduire votre message.
• Étape 3 : Vérifier et créer — relisez le résumé (nombre de destinataires, aperçu du message) puis cliquez sur Créer la campagne pour valider.

Une fois la campagne créée, vous accédez au tableau d'envoi avec la liste de tous les destinataires et leurs boutons WhatsApp prêts à l'emploi.

Une fois la campagne créée, vous accédez au tableau d'envoi qui liste tous vos destinataires. Voici comment procéder pour envoyer vos invitations :

• Cliquez sur le bouton WhatsApp à côté du nom d'un invité. WhatsApp s'ouvre avec le message pré-rempli et le bon numéro de téléphone.
• Vérifiez le message si nécessaire, puis appuyez sur « Envoyer » dans WhatsApp.
• De retour sur Tov.events, l'invité est automatiquement marqué comme « envoyé ». Vous pouvez aussi le marquer manuellement si besoin.

La barre de progression en haut de la page vous indique combien de messages ont été envoyés et combien il en reste. Vous pouvez envoyer tous les messages d'un coup ou revenir plus tard pour continuer — votre progression est sauvegardée.

Vous n'avez pas besoin de créer une campagne complète pour envoyer un message à quelques invités. L'envoi rapide est un raccourci pratique accessible directement depuis la liste d'invités.

Voici comment l'utiliser :

• Depuis la page Invités, cochez un ou plusieurs invités dans la liste.
• Cliquez sur le bouton Envoyer qui apparaît dans la barre d'actions.
• Une fenêtre s'ouvre pour rédiger votre message. Le lien de votre invitation est inclus automatiquement.
• Validez et les liens WhatsApp sont prêts — il ne vous reste qu'à envoyer depuis WhatsApp.

L'envoi rapide crée automatiquement une mini-campagne en arrière-plan pour garder une trace de vos envois. C'est la méthode idéale pour ajouter quelques personnes rapidement sans configurer une campagne complète.

Si vos invités parlent plusieurs langues, vous pouvez traduire votre message automatiquement grâce à l'intelligence artificielle intégrée à Tov.events.

Pour traduire votre message :

• Dans l'éditeur de campagne (création ou modification), cliquez sur le bouton de traduction (icône de globe ou drapeau).
• Choisissez la langue cible : français, anglais, hébreu ou espagnol.
• Le message traduit remplace le texte actuel. Relisez-le attentivement avant de valider, surtout pour les noms propres et les formules de politesse.

La traduction respecte le ton de votre message original (élégant, festif, décontracté). Pour un événement multilingue, créez une campagne par langue — par exemple une en français pour la famille et une en hébreu pour les amis en Israël.

Pour les invités qui n'ont pas encore répondu, vous pouvez créer une campagne de relance en un clic. C'est un outil puissant pour améliorer votre taux de réponse sans relancer chaque personne individuellement.

Voici comment créer une relance :

• Depuis la page d'accueil ou l'onglet Envois, cliquez sur le bouton Créer une relance.
• Le système sélectionne automatiquement uniquement les invités sans réponse comme destinataires.
• Un message de relance adapté est pré-rédigé pour vous. Vous pouvez le modifier à votre convenance.
• Validez et envoyez comme une campagne classique — un bouton WhatsApp par destinataire.

Pour activer le raccourci de relance, rendez-vous dans Paramètres > Organisation > Fonctionnalités et activez l'option Rappels. Nous recommandons d'envoyer un rappel environ une semaine avant votre événement.

Tov.events propose trois types de campagnes pour couvrir tous les besoins de communication avec vos invités :

• Invitation initiale — le premier envoi pour inviter vos proches à l'événement. C'est le type le plus courant, utilisé pour la première prise de contact.
• Relance — un rappel amical destiné aux invités qui n'ont pas encore répondu. Le ton est généralement plus court et direct.
• Mise à jour — pour informer vos invités d'un changement important (nouvel horaire, changement de lieu, programme mis à jour, etc.).

Le type est choisi automatiquement selon le contexte (première campagne = invitation, création via « Créer une relance » = relance), mais vous pouvez toujours le modifier manuellement lors de la création. Le type aide à organiser vos campagnes et à comprendre l'historique de vos envois.