מעקב אחר תגובות

לוח הבקרה הוא התצוגה הכוללת בזמן אמת של מצב האירוע שלכם. ברגע שאתם מתחברים, רואים במבט אחד את המידע החיוני:

• מספר מוזמנים כולל — כמה אנשים ברשימה שלכם.
• תגובות שהתקבלו — כמה מוזמנים הגיבו (אישורים וסירובים).
• אישורים — מספר המוזמנים שאישרו הגעה, עם מספר האנשים הצפויים הכולל (כולל מלווים).
• ממתינים — מוזמנים שעדיין לא הגיבו.

לוח הבקרה מתעדכן אוטומטית ובזמן אמת. עם כל תגובה חדשה, המונים והסטטיסטיקות מתעדכנים מיידית. אין צורך לרענן את הדף.

זוהי נקודת המוצא היומית שלכם לניהול האירוע ולדעת בדיוק איפה אתם עומדים בהכנות.

דף «מוזמנים» מציג תצוגה מפורטת של כל אדם ברשימה. תמצאו שם את כל המידע החשוב מסודר בטבלה ברורה:

• שם המוזמן ופרטי הקשר (טלפון, אימייל).
• סטטוס RSVP — ממתין, אישר או סירב, מוצג עם קוד צבע חזותי.
• מספר מלווים — כמה אנשים נוספים המוזמן מביא.
• קטגוריה — הקבוצה שהמוזמן משויך אליה.
• סטטוס שליחה — האם ההזמנה נשלחה או לא.

תוכלו לסנן את הרשימה לפי סטטוס RSVP (הכל, אישרו, סירבו, ממתינים) ולפי קטגוריה כדי למצוא במהירות את המידע שאתם צריכים. פעולות בודדות וקבוצתיות נגישות ישירות מתצוגה זו.

פיד ההודעות הוא מרחב ייעודי שמרכז את כל ההודעות שהמוזמנים השאירו כשהגיבו להזמנה. זהו מקום עשיר ברגשות שבו תגלו את מילות יקיריכם.

פיד ההודעות מציע מספר תכונות:

• סינון לפי סטטוס — הציגו את כל ההודעות, רק של אלה שמגיעים, שלא מגיעים, או הודעות שלא נקראו.
• תג לא נקרא — סימון חזותי מודיע לכם על הודעות חדשות שעדיין לא צפיתם בהן.
• סימון כנקרא — הודעות מסומנות אוטומטית כנקראות כשאתם צופים בהן.

ההודעות כוללות את שם המוזמן, תגובתו (אישור או סירוב), מספר האנשים המדווח ואת ההודעה האישית שהשאיר. זהו כלי יקר ערך לשמור על קשר עם המוזמנים ולהרגיש את ההתלהבות שלהם.

לכל מוזמן ברשימה יש סטטוס RSVP שמציין בבירור איפה הוא נמצא בתהליך התגובה. הנה הסטטוסים האפשריים:

• ממתין — המוזמן עדיין לא הגיב להזמנה. ייתכן שעדיין לא ראה אותה או שטרם קיבל החלטה.
• אישר — המוזמן אישר הגעה. מספר האנשים המדווח (הוא עצמו + מלווים) מצוין.
• סירב — המוזמן לצערנו לא יוכל להגיע.

הסטטוסים מוצגים עם קוד צבע אינטואיטיבי (צהוב לממתין, ירוק לאישור, אדום לסירוב) שמאפשר לקבל תמונה כוללת מיידית של מצב התגובות.

מוזמן יכול לשנות את תגובתו לאחר שליחתה. אם מוזמן משנה סטטוס (למשל מאישור לסירוב), הסטטוס החדש מתעדכן אוטומטית בלוח הבקרה וברשימת המוזמנים.

Tov.events שומר היסטוריה מלאה של כל התגובות שהתקבלו לאירוע. כל תגובה מתועדת עם חותמת זמן, מה שמאפשר לעקוב אחר התפתחות האישורים לאורך זמן.

ההיסטוריה מאפשרת:

• לראות מתי כל מוזמן הגיב — התאריך והשעה המדויקים של כל תגובה.
• לעקוב אחר שינויים — אם מוזמן משנה את תגובתו, שתי הגרסאות נשמרות.
• לזהות מגמות — ראו אם תגובות מגיעות בגל או בהדרגה.

היסטוריה זו שימושית במיוחד לתכנון תזכורות: אתם יודעים בדיוק אילו מוזמנים עדיין לא הגיבו וכמה זמן עבר. זהו כלי יקר ערך לקבלת החלטות מושכלות בנוגע לארגון האירוע.

צריכים את נתוני המוזמנים מחוץ ל-Tov.events? פונקציית הייצוא מאפשרת להוריד את הרשימה המלאה עם כל המידע הנלווה.

הנתונים המיוצאים כוללים:

• פרטי קשר — שם, טלפון, אימייל של כל מוזמן.
• סטטוס RSVP — התגובה הנוכחית של כל מוזמן.
• מספר מלווים — לכל מוזמן שאישר.
• הודעות — ההודעות האישיות שכל מוזמן השאיר.
• קטגוריה — הקבוצה שכל מוזמן שייך אליה.

הייצוא שימושי לשיתוף הרשימה עם הקייטרינג, מארגן חתונות או כל ספק שירות אחר. תוכלו גם להשתמש בו כדי לערוך סיכום סופי לאחר האירוע ולשמור מזכרת מלאה של כל המשתתפים.

ביום האירוע, דף הגעות (נגיש מהתפריט כשהתאריך מתקרב) מאפשר לכם לרשום את הגעת כל מוזמן. מונה +/− ליד כל שם מאפשר לעדכן את מספר האנשים שנוכחים בפועל.

הנוכחות מציגה בזמן אמת את סך ההגעות מול האישורים. תוכלו לחפש מוזמן לפי שם כדי למצוא אותו במהירות. כל רישום מאושר בהודעה ויזואלית עדינה בראש המסך.

דף הסטטיסטיקות מציע מבט מעמיק על האירוע שלכם באמצעות גרפים ויזואליים. תמצאו את פילוח התגובות (אישרו, סירבו, ממתינים), מגמת התגובות לאורך זמן ושיעור התגובה הכולל.

הסטטיסטיקות עוזרות לכם לקבל החלטות מושכלות לתכנון: כמה מקומות לשריין במסעדה, כמה כיסאות להזמין וכו'. הגרפים מתעדכנים אוטומטית עם כל תגובה חדשה.

אם הפעלתם מעקב מתנות ותקציב בהגדרות, יתרה מוצגת בלוח הבקרה: זהו ההפרש בין סך המתנות שהתקבלו לסך ההוצאות שהוצאו.

יתרה זו נותנת לכם תמונה פיננסית ברורה של האירוע. היא מופיעה גם בדפי מתנות ותקציב. כל המטבעות מומרים אוטומטית למטבע הראשי של האירוע באמצעות שערי חליפין שמתעדכנים יומית.