Gérer vos invités
12 min de lecture
Mis à jour le 2026-03-23
Importez, organisez et gérez votre liste d'invités efficacement grâce aux outils puissants de Tov.events.
Importez, organisez et gérez votre liste d'invités efficacement grâce aux outils puissants de Tov.events.
La méthode la plus directe pour ajouter des invités est la saisie manuelle. Depuis la page « Invités » de votre événement, cliquez sur le bouton d'ajout et renseignez les informations de chaque personne :
Vous pouvez ajouter autant d'invités que nécessaire. Chaque invité ajouté apparaît immédiatement dans votre liste et peut être modifié ou supprimé à tout moment.
Cette méthode est idéale pour ajouter quelques personnes supplémentaires ou pour des listes restreintes. Pour des listes plus importantes, les méthodes d'importation ci-dessous seront plus rapides.
Pour les listes d'invités plus conséquentes, Tov.events offre quatre méthodes d'importation puissantes qui vous font gagner un temps précieux. Chaque méthode est conçue pour être simple et accessible, même si vous n'êtes pas à l'aise avec la technologie.
Quelle que soit la méthode choisie, vous pourrez prévisualiser et vérifier chaque contact avant de l'ajouter définitivement à votre liste. Aucun doublon ne sera créé si le numéro de téléphone existe déjà dans votre liste.
Si vous utilisez Tov.events depuis votre téléphone portable, vous pouvez accéder directement à vos contacts pour sélectionner les personnes à inviter. C'est la méthode la plus naturelle et la plus rapide.
Appuyez sur le bouton « Importer depuis le téléphone », puis sélectionnez les contacts souhaités dans la liste qui apparaît. Les noms et numéros de téléphone seront automatiquement récupérés.
Cette fonctionnalité utilise l'API de contacts de votre navigateur mobile. Vos données restent sur votre appareil et ne sont transmises qu'au moment de la confirmation d'import.
Le format VCF (vCard) est le standard universel pour les fichiers de contacts. Vous pouvez exporter vos contacts depuis la plupart des applications (iPhone, Android, Outlook, Gmail) au format VCF, puis les importer dans Tov.events.
Pour importer un fichier VCF :
Tov.events analyse automatiquement le fichier et extrait les noms, numéros de téléphone et adresses e-mail de chaque contact. Un fichier VCF peut contenir un seul contact ou des centaines.
Vous avez une liste de noms et numéros dans un document, un e-mail ou un tableur ? Copiez-la simplement et collez-la dans Tov.events. Notre système intelligent détecte automatiquement les noms et les numéros de téléphone.
Les formats acceptés sont très flexibles :
Après avoir collé votre liste, vous verrez un aperçu des contacts détectés avec la possibilité de corriger ou supprimer des entrées avant la confirmation.
Connectez directement votre compte Google pour importer vos contacts en quelques clics. C'est la méthode idéale si vous utilisez Gmail ou un téléphone Android.
Voici comment procéder :
Tov.events utilise l'API Google People avec une connexion sécurisée OAuth. Nous n'accédons qu'à vos contacts (en lecture seule) et ne stockons pas vos identifiants Google. Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment depuis les paramètres de votre compte Google.
Quelle que soit la méthode d'importation choisie, Tov.events vous offre toujours un écran de prévisualisation avant d'ajouter définitivement les contacts à votre liste d'invités.
Dans cet écran, vous pouvez :
Cette étape de validation vous garantit un contrôle total sur votre liste d'invités. Aucun contact ne sera ajouté sans votre confirmation explicite.
Votre liste d'invités est entièrement modifiable à tout moment. Depuis la page « Invités » de votre événement, vous pouvez gérer chaque contact individuellement :
La liste d'invités affiche un résumé clair avec le nombre total d'invités, le nombre de réponses reçues et les confirmations. Vous pouvez filtrer et trier la liste selon différents critères pour retrouver rapidement un invité.
Les catégories vous permettent d'organiser vos invités en catégories pour faciliter la gestion et l'envoi de vos invitations. Vous pouvez créer autant de catégories que nécessaire.
Exemples de catégories courantes :
Les catégories sont particulièrement utiles pour les envois groupés : vous pouvez sélectionner une catégorie entière pour envoyer les invitations en une seule opération. Elles vous aident également à suivre les réponses par catégorie (par exemple : combien de membres de la famille ont confirmé).
Pour créer ou gérer vos catégories, rendez-vous dans les paramètres de votre événement, section « Catégories ».
Les actions groupées vous permettent d'agir sur plusieurs invités en même temps, ce qui est particulièrement utile pour les grandes listes. Depuis la page d'invités, vous pouvez sélectionner plusieurs personnes puis effectuer des actions en lot.
Les actions groupées disponibles incluent :
Pour utiliser les actions groupées, cochez les cases à côté des invités concernés (ou utilisez la case « tout sélectionner »), puis choisissez l'action souhaitée dans le menu qui apparaît. Les actions groupées vous font gagner un temps considérable lorsque vous gérez des dizaines ou des centaines d'invités.
En plus de la confirmation de présence standard, vous pouvez ajouter des questions personnalisées au formulaire de réponse que vos invités rempliront. C'est un outil puissant pour recueillir des informations importantes pour l'organisation de votre événement.
Exemples de questions personnalisées utiles :
Les questions personnalisées sont configurées dans les paramètres de votre événement. Les réponses de chaque invité sont visibles dans la liste des invités et dans le fil de messages, ce qui vous permet de compiler facilement toutes les informations nécessaires.
Le jour de votre événement, utilisez la page Arrivées pour pointer les invités à leur arrivée. Pour chaque invité, un compteur +/− vous permet d'ajuster le nombre de personnes réellement présentes (l'invité et ses accompagnants).
Le pointage vous donne une vue en temps réel du nombre de personnes arrivées par rapport aux confirmations. Une notification visuelle confirme chaque pointage. Vous pouvez aussi rechercher un invité par son nom pour le retrouver rapidement dans la liste.
Chaque invité possède une fiche détaillée accessible en cliquant sur son nom. Sur mobile, cette fiche s'ouvre en pleine page pour un affichage confortable. Sur ordinateur, elle s'affiche dans un panneau latéral.
La fiche regroupe toutes les informations de l'invité : coordonnées, statut RSVP, nombre d'accompagnants, catégorie, messages laissés et historique complet (timeline) de toutes ses interactions — réponses RSVP, campagnes reçues, invitations envoyées. Vous pouvez modifier les informations directement depuis cette fiche.
Si vous avez activé le suivi des cadeaux dans les paramètres de votre événement, un onglet « Cadeaux » apparaît dans la fiche de chaque invité. Vous pouvez y ajouter un cadeau reçu de cet invité, avec le montant et la devise.
C'est un moyen pratique de noter les cadeaux au fur et à mesure de votre événement, sans quitter la liste d'invités. Les cadeaux ajoutés ici apparaissent aussi dans la page Cadeaux globale et dans le calcul du solde (cadeaux − dépenses).