תקציב והוצאות

מעקב תקציב מושבת כברירת מחדל כדי לשמור על ממשק פשוט. כדי להפעיל:

• היכנסו להגדרות של האירוע.
• פתחו את הסעיף ארגון > תכונות.
• הפעילו את המתג תקציב.

לאחר ההפעלה, לשונית תקציב חדשה מופיעה בניווט האירוע. תוכלו להוסיף הוצאות, לרשום תשלומים ולעקוב אחר המאזן מתנות − הוצאות בזמן אמת. היתרה מוצגת גם בלוח הבקרה הראשי.

כדי להוסיף הוצאה, לחצו על כפתור הוספת הוצאה בראש דף התקציב. הטופס מבקש את המידע הבא:

• קטגוריה — בחרו מבין הקטגוריות המוגדרות (אולם, קייטרינג, מוזיקה וכו') או צרו משלכם.
• כותרת — שם תיאורי להוצאה (למשל «DJ מקסים», «אולם אירועים»).
• סכום — העלות הכוללת, או השתמשו בחישוב מחיר ליחידה × כמות עבור הוצאות לפי אורח (קייטרינג, סידורי שולחן).
• ספק (אופציונלי) — שם הספק כדי לעזור לכם להתמצא.

הוצאות המסומנות כ«לפי אורח» מתעדכנות אוטומטית כשמספר האישורים משתנה. למשל, אם הקייטרינג עולה 80 אירו לאדם ו-5 מוזמנים חדשים מאשרים, הסכום מתעדכן מעצמו.

הקטגוריות עוזרות לארגן את ההוצאות לפי סעיף ולהבין את חלוקת התקציב. Tov.events מציעה 10 קטגוריות מוגדרות מראש:

• אולם, קייטרינג, מוזיקה / DJ, עיצוב, צילום / וידאו
• פרחים, הסעות, לבוש, מתנות לאורחים, שונות

תוכלו גם ליצור קטגוריות מותאמות אישית אם המוגדרות מראש לא מתאימות (למשל: «הפעלה לילדים», «לינה»). הקטגוריות מופיעות בתצוגת התקציב ומאפשרות לראות במבט אחד איזה סעיף יקר ביותר.

בנוסף, Tov.events מציעה תבניות תקציב מותאמות לסוג האירוע (חתונה, בר מצווה, יום הולדת) כדי לעזור לכם להתחיל עם סעיפי ההוצאות הנפוצים ביותר.

לכל הוצאה, תוכלו לרשום תשלומים חלקיים או מלאים כדי לעקוב אחר מה ששילמתם כבר לספקים.

כך רושמים תשלום:

• לחצו על הוצאה ברשימה כדי לפתוח את הפרטים שלה.
• לחצו על הוספת תשלום.
• הזינו את הסכום ובחרו את אמצעי התשלום: מזומן, העברה בנקאית, צ׳ק, כרטיס אשראי או ביט.
• אשרו — התשלום נוסף להיסטוריה של ההוצאה.

היסטוריית התשלומים נשמרת לכל הוצאה, עם תאריך, סכום ואמצעי תשלום. תוכלו לבצע מספר תשלומים חלקיים (למשל מקדמה ואז יתרה) — הסכום שנותר לתשלום מחושב אוטומטית.

היתרה היא המדד הכספי המרכזי של האירוע. היא מחושבת אוטומטית לפי הנוסחה: סך המתנות שהתקבלו − סך ההוצאות.

כך מפרשים את היתרה:

• יתרה חיובית (בירוק) — המתנות שהתקבלו עולות על ההוצאות. חדשות טובות!
• יתרה שלילית (באדום) — ההוצאות עולות על המתנות. זה נורמלי בתחילת הארגון, המתנות מגיעות ביום האירוע.
• המרה אוטומטית — כל המטבעות מומרים למטבע הראשי לחישוב אחיד.

היתרה מוצגת בשלושה דפים: לוח הבקרה הראשי, דף מתנות ודף תקציב. היא מתעדכנת אוטומטית עם כל מתנה חדשה או הוצאה חדשה.

העלות לאורח הוא מדד שימושי שמחלק את סך ההוצאות במספר האורחים שאישרו. הוא עוזר לדעת כמה עולה כל מקום בממוצע.

המספר הזה שימושי כדי:

• להשוות עם התקציב המקורי — אם תכננתם 100 אירו לאדם, תראו מיד אם אתם בתוך התקציב.
• לנהל משא ומתן עם ספקים — לדעת את העלות לאדם עוזר לקבל החלטות מושכלות.
• לעקוב אחר שינויים — המספר מתעדכן אוטומטית עם כל אישור חדש או הוצאה חדשה.

העלות לאורח מוצגת בראש דף התקציב, ליד סך ההוצאות והיתרה.

תוכלו לייצא את כל ההוצאות כקובץ CSV לפתיחה ועבודה בגיליון אלקטרוני כמו Excel או Google Sheets.

הייצוא כולל לכל הוצאה:

• קטגוריה — סעיף ההוצאה (אולם, קייטרינג וכו').
• כותרת וספק — פירוט כל שורת הוצאה.
• סכום וסטטוס תשלום — כמה מתוכנן וכמה שולם.

לחצו על כפתור ייצוא בראש דף התקציב להורדת הקובץ. נוח לשיתוף התקציב עם בן/בת הזוג, מארגן/ת החתונה או ההורים, או לשמירת עותק מודפס של ההוצאות.