Presupuesto y gastos

El seguimiento de presupuesto está desactivado por defecto para mantener la interfaz simple. Para activarlo:

• Ve a Configuración de tu evento.
• Abre la sección Organización > Funciones.
• Activa el interruptor Presupuesto.

Una vez activado, una nueva pestaña Presupuesto aparece en la navegación del evento. Podrás agregar gastos, registrar pagos y dar seguimiento al balance regalos menos gastos en tiempo real. El balance también se muestra en tu panel de control principal.

Para agregar un gasto, haz clic en el botón Agregar un gasto en la parte superior de la página de Presupuesto. El formulario pide la siguiente información:

• Categoría — elige entre las categorías predefinidas (salón, catering, música, etc.) o crea la tuya.
• Título — un nombre descriptivo para este gasto (por ejemplo «DJ Max», «Salón de eventos»).
• Monto — el costo total, o usa el cálculo precio unitario x cantidad para gastos por persona (catering, centros de mesa).
• Proveedor (opcional) — el nombre del proveedor para ayudarte a ubicarte.

Los gastos marcados como «por invitado» se recalculan automáticamente cuando cambia el número de confirmaciones. Por ejemplo, si el catering cuesta 80 euros por persona y 5 nuevos invitados confirman, el total se actualiza solo.

Las categorías te ayudan a organizar tus gastos por partida y entender la distribución de tu presupuesto. Tov.events ofrece 10 categorías predefinidas:

• Salón, Catering, Música / DJ, Decoración, Foto / Video
• Flores, Transporte, Vestimenta, Recuerdos para invitados, Varios

También puedes crear categorías personalizadas si las predefinidas no se ajustan a tus necesidades (por ejemplo: «Animación para niños», «Hospedaje»). Las categorías aparecen en la vista de presupuesto y te permiten ver de un vistazo qué partida es la más costosa.

Además, Tov.events ofrece plantillas de presupuesto adaptadas al tipo de evento (boda, bar mitzvah, cumpleaños) para ayudarte a empezar con las partidas de gasto más comunes.

Para cada gasto, puedes registrar pagos parciales o totales para dar seguimiento a lo que ya pagaste a tus proveedores.

Así se registra un pago:

• Haz clic en un gasto de la lista para abrir sus detalles.
• Haz clic en Agregar un pago.
• Ingresa el monto y elige el método de pago: efectivo, transferencia bancaria, cheque, tarjeta de crédito o Bit.
• Confirma — el pago se agrega al historial de este gasto.

El historial de pagos se conserva para cada gasto, con la fecha, el monto y el método de pago. Puedes hacer varios pagos parciales (por ejemplo un anticipo y luego el saldo) — el monto restante por pagar se calcula automáticamente.

El balance es el indicador financiero clave de tu evento. Se calcula automáticamente con la fórmula: total de regalos recibidos menos total de gastos.

Así se interpreta el balance:

• Balance positivo (en verde) — los regalos recibidos superan los gastos. ¡Buena noticia!
• Balance negativo (en rojo) — los gastos superan los regalos recibidos. Es normal al inicio de la organización, los regalos llegan el día del evento.
• Conversión automática — todas las monedas se convierten a tu moneda principal para un cálculo unificado.

El balance es visible en tres páginas: el panel de control principal, la página de Regalos y la página de Presupuesto. Se actualiza automáticamente con cada nuevo regalo registrado o nuevo gasto agregado.

El costo por invitado es un indicador práctico que divide el total de tus gastos entre el número de invitados confirmados. Te ayuda a saber cuánto cuesta cada lugar en promedio.

Esta cifra es útil para:

• Comparar con tu presupuesto inicial — si habías previsto 100 euros por persona, ves rápidamente si estás dentro del presupuesto.
• Negociar con proveedores — conocer el costo por persona ayuda a tomar decisiones informadas.
• Dar seguimiento a los cambios — la cifra se actualiza automáticamente con cada nueva confirmación o nuevo gasto.

El costo por invitado se muestra en la parte superior de la página de Presupuesto, junto al total de gastos y el balance.

Puedes exportar todos tus gastos como archivo CSV para abrir y manipular en una hoja de cálculo como Excel o Google Sheets.

La exportación incluye para cada gasto:

• Categoría — la partida de gasto (salón, catering, etc.).
• Título y proveedor — el detalle de cada línea de gasto.
• Monto y estado de pago — cuánto está previsto y cuánto se ha pagado.

Haz clic en el botón Exportar en la parte superior de la página de Presupuesto para descargar el archivo. Práctico para compartir el presupuesto con tu pareja, tu organizador de bodas o tus padres, o para guardar un registro impreso de tus gastos.