צ׳קליסט ליום האירוע — מה לא לשכוח ברגע האחרון

הבוקר של יום האירוע קובע את הטון לכל היום. התחילו ברגיעה, אכלו טוב, ועברו על הרשימה האחרונה. אל תשאירו שום דבר ל״אחר כך״ — אחר כך יהיה מאוחר מדי:

טיפ זהב: הכינו רשימת אנשי קשר חירום — מפיק, DJ, צלם, אולם, מעצב — כולם בקיצור חיוג אצל האחראי.

הגיעו למקום האירוע לפחות שעה-שעתיים לפני האורחים הראשונים. זה הזמן לוודא שהכל במקום ולתקן מה שצריך:

מנו אדם אחד שיהיה ״הפרצוף״ מול הספקים. כל שאלה, בעיה, או בקשה — עוברת דרכו. אתם צריכים להיות חופשיים להנות.

הדקות האחרונות לפני שהאורחים מתחילים להגיע הן קריטיות. הכל צריך להיות מוכן ואתם צריכים להיות רגועים:

מערכת הצ׳ק-אין של Tov.events מציגה את שם המוזמן, הקטגוריה שלו, ומספר המלווים — כך צוות הקבלה יודע בדיוק מי מגיע וכמה מקומות להכין.

ברגע שהאורחים מגיעים, אתם צריכים להיות נוכחים ולהנות — לא לרוץ בין ספקים. הנה מה שצריך לשים לב אליו תוך כדי:

טיפ: הגדירו מראש מי מטפל בבעיות (אחראי לוגיסטיקה), כך שאם משהו קורה — אתם לא צריכים לדעת על זה. תנו לאחראי את סיסמת ה-Wi-Fi, מספרי הספקים, ואת הגישה לדשבורד של Tov.events.

כשהאורחים מתחילים ללכת, יש עוד כמה דברים חשובים לטפל בהם לפני שגם אתם הולכים הביתה:

לפני שאתם עוזבים, עשו בדיקה אחרונה של המקום. בדקו את השירותים, את אזור הישיבה, ואת פינת המתנות — אנשים שוכחים דברים, ועדיף למצוא עכשיו מאשר מחר.

טיפ Tov.events: הפיקו דוח סיכום אירוע מ-Tov.events — כמה מוזמנים, כמה הגיעו, אחוזי הגעה לפי קטגוריה. המידע הזה שווה זהב לאירוע הבא!