ניהול מוזמנים — רשימות, קטגוריות ומעקב

לא צריך להקליד 200 שמות ידנית. Tov.events תומכת בייבוא מוזמנים ממגוון מקורות: אנשי קשר בנייד, קובץ אקסל או CSV, ו-Google Contacts. בוחרים את המקור, מסמנים את האנשים הרלוונטיים, ותוך שניות כולם ברשימה.

המערכת מזהה אוטומטית כפילויות — אם מוזמן כבר קיים ברשימה, היא לא תוסיף אותו שוב. אפשר גם לייבא מספרי טלפון בלבד, או שמות בלבד, ולהשלים את הפרטים החסרים אחר כך.

חלקו את המוזמנים לקטגוריות שמתאימות לאירוע שלכם. חתונה" class="text-coral-600 hover:underline">לחתונה: צד חתן, צד כלה, רבנות, עבודה חתן, עבודה כלה. ליום הולדת: משפחה קרובה, חברים, שכנים, עבודה. כל אירוע — הקטגוריות שלו.

הקטגוריות משמשות לא רק לארגון — אלא גם לשליחת הודעות מותאמות. אפשר לשלוח נוסח שונה לכל קבוצה, לסנן את לוח הבקרה לפי קטגוריה, ולראות סטטיסטיקות נפרדות לכל קבוצה. כמה אנשים מצד החתן אישרו? כמה מהעבודה? הכל בלחיצה.

כשיש 300 מוזמנים ברשימה, צריך למצוא אנשים מהר. שדה החיפוש מוצא מוזמנים לפי שם, טלפון, או אימייל — תוך הקלדה. אין צורך ללחוץ ״חפש״, התוצאות מופיעות מיידית.

בנוסף לחיפוש, אפשר לסנן לפי סטטוס (מגיע, לא מגיע, לא ענה), לפי קטגוריה, ולפי תאריך תשובה. שילוב של סינונים מאפשר למצוא בדיוק את מה שמחפשים — למשל, ״כל האנשים מצד הכלה שעדיין לא ענו״.

הוספת מוזמן חדש לוקחת 5 שניות — שם וטלפון, וזהו. אפשר להוסיף גם אימייל, קטגוריה, הערות, ומספר מלווים צפוי. כל השדות אופציונליים חוץ מהשם.

עריכה גם היא פשוטה — לוחצים על מוזמן ומשנים את הפרטים. אפשר לעדכן טלפון, להעביר לקטגוריה אחרת, או להוסיף הערה. כל השינויים נשמרים אוטומטית.

לכל מוזמן אפשר להגדיר כמה מלווים צפויים. כשהמוזמן מאשר הגעה, הוא מעדכן את המספר הסופי. המערכת מחשבת אוטומטית את סך האנשים — מוזמנים ראשיים + מלווים.

זה קריטי לתכנון: מספר המנות, סידורי הישיבה, והתקציב — הכל מבוסס על מספר סופי שכולל מלווים. לוח הבקרה מציג תמיד את שני המספרים: מוזמנים ראשיים וסך כולל.

צריכים להעביר את הרשימה לקייטרינג? למקום האירוע? לדי-ג׳יי? בלחיצה אחת מייצאים את כל הרשימה לקובץ אקסל — עם כל הפרטים, הסטטוסים, הקטגוריות, והעדפות האוכל.

אפשר לייצא את כל הרשימה או רק את המוזמנים שסיננתם (למשל, רק מי שאישר הגעה, או רק קטגוריה מסוימת). הקובץ מוכן לשימוש ואפשר לפתוח אותו באקסל, Google Sheets, או כל תוכנת גיליון אלקטרוני.